Arsip
berasal dari bahasa yunani “Archein”, dan istilah arsip sampai ke Indonesia
dibawa oleh Belanda “Archiev” sekitar abad ke 17. Arsip itu berkaitan, tidak
dapat dipisahkan dari sistem pemerintahan.contohnya pada zaman purbakala tidak
ada arsip hanya ada arca, artefak, dll. Contoh arsip : Surat-surat saat zaman
kerajaan, Surat-surat para raja. Namun jika seperti kitab negara kertagama,
karangan para Mpu disebutnya karya bukan arsip. Karya para Mpu disebutnya Literil Document, Kalau arsip disebutnya
Private Document.
Arsip
merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan Teknologi informasi dan Komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, kemasyarakatan dan perseorangan.
Dari
definisi diatas dapat dikatakan bahwa yang disebut arsip merupakan setiap
rekaman peristiwa yang berkaitan dengan sistem pemerintahan. Jadi arsip itu
tidak bisa dipisahkan dari sistem pemerintahan.
Unsur
dari definisi arsip :
1. Rekaman
kegiatan atau peristiwa (Recorded Information).
Recorded
Information harus jelas sumbernya dari rekaman kejadian, dll. Contoh Recorded
Information adalah Rekaman CCTV, satelit, surat-surat, dll.
2. Dalam
bentuk dan format sesuai berita.
Arsip
mempunyai 2 bentuk, yaitu :
a. Tekstual
atau Konvensional (contohnya kertas)
b. Media
Baru (Contohnya film, foto, chips/memory,dll).
Untuk
format arsip banyak sekali (contohnya dari format A3 sampai A0).
3. Dibuat
dan diterima (Penciptaan Arsip).
Proses
bahan pokok arsip yang ada di sistem pemerintahan :
a. Kewenangan
(kekuasaan yang dimiliki yang berdasar UU)
b. Tugas
pokok dan fungsinya
c. Register
(tata naskah)
d. Pemberkasan
arsip (filing)
e. Penataan
dan penyimpanan
f.
Penyusutan, dll.
4. Pencipta
arsip (Creating Agency).
Pencipta
arsip ada 7 :
a. Lembaga
Negara
b. Pemerintah
Daerah
c. Lembaga
Pendidikan
d. Organisasi
politik
e. Organisasi
kemasyarakatan
f.
Perusahaan
g. Perorangan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar